Zakup kasy fiskalnej dla firmy handlowej to wcale nie jest taki prosty proces, jakby się to mogło pozornie wydawać. Nie wystarczy tutaj kupić kasy z homologacją i od razu rozpocząć sprzedaż. Tutaj trzeba przejść cały proces związany z zarejestrowaniem każdej pojedynczej kasy fiskalnej w Urzędzie Skarbowym. Powinna zostać także prawidłowo ustawiona przez autoryzowany serwis. Jednym słowem nie jest to proces łatwy. Dlatego też, warto wcześniej się nieco w tym zakresie dokształcić, aby mieć przynajmniej podstawowe pojęcie w tym zakresie. Pozwoli nam to na spokojnie przejść wszystkie kroki niezbędne w celu przygotowania kasy do procesu prowadzenia sprzedaży z jej zastosowaniem.
Podstawowe kroki przy zakupie kasy fiskalnej.
Jak już wspomnieliśmy, chcąc się zaopatrzyć w kasy fiskalne w Bydgoszczy nie wystarczy ich po prostu kupić. Tutaj trzeba przestrzegać pewnej procedury zakupu. Będziemy mieć więc kilka podstawowych czynności do zrealizowania a będą to po kolei:
- Zgłoszenie zamiaru zakupu kas fiskalnych – w lokalnym, właściwym dla miejsca prowadzenia działalności US, zgłaszamy zamiar zakupu kas fiskalnych. Określamy ilość kas, jakie chcemy kupić, miejsce ich instalacji oraz datę rozpoczęcia prowadzenia z ich pomocą sprzedaży.
- Fiskalizacja kas fiskalnych – proces jednorazowy przeprowadzony przez uprawniony serwis.
- Zgłoszenie fiskalizacji w US – w terminie 7 dni od przeprowadzenia fiskalizacji kas należy zgłosić ten fakt po raz kolejny w US. W wyniku tego procesu dostaniemy numer identyfikacyjny kasy, który należy nanieść na kasę w widocznym miejscu.
W zasadzie po tych czynnościach, możemy już przystąpić do użytkowania naszych kas fiskalnych. Bardzo ważne jest jednak to, iż w razie jakichkolwiek awarii kasy, prace serwisowe może przeprowadzać jedynie ten serwis, który dokonywał instalacji ich na miejscu pracy. Dlatego też, jeśli chcielibyśmy zmienić serwis obsługujący nasze kasy, należy ten fakt zgłosić w US.
Pozostałe czynności związane z obsługa kas fiskalnych.
Oczywiście na tym nie koniec. To tylko czynności które pozwalają nam na eksploatację kas fiskalnych w naszych sklepach i innych punktach działalności handlowej. W toku normalne pracy musimy jeszcze pamiętać o raportach zmianowych i dobowych, oraz o archiwizacji kopii paragonów fiskalnych. Są to czynności wręcz niezbędne do prawidłowego prowadzenia dokumentacji fiskalnej w firmie. Dokumenty tego typu musimy przechowywać przez co najmniej 5 lat. Tutaj o wiele lepiej jest zakupić urządzenie droższe, które jednak pozwoli nam na elektroniczną archiwizację danych. Będzie to wymagać mniej miejsca, bowiem przechowywanie papierowej dokumentacji może być bardzo kłopotliwe.
Generalnie rzecz więc ujmując, nie jest to wcale takie proste aby zakupić kasę fiskalną i wprowadzić ją do użytkowania. Trzeba tutaj trzymać się pewnych zasad, które będą zapewniać prawidłowy przebieg całego procesu. Dzięki temu nasze rozliczenia z fiskusem będą bezpieczne a to z punktu widzenia przedsiębiorcy jest kwestią najważniejszą.
