Spotkania biznesowe, szkolenia czy organizacja konferencji w ostatnim czasie były dość mocno utrudnione. Od zawsze wiadomo, że różnego rodzaju eventy odbywają się w hotelach i są to wydarzenia, wymagające skrupulatnego planowania. W końcu konferencja to nie tylko wiele godzin spędzonych w sali, ale również przerwy na kawę, obiad, często także noclegi, a nawet dodatkowe atrakcje sprzyjające integracji gości.
Gdzie najlepiej zorganizować konferencję?
Bardzo ważną rolę odgrywa standard hotelu, dlatego organizator konferencji powinien wszystko dokładnie sprawdzić. Przede wszystkim to, ile w danym obiekcie znajduje się sal konferencyjnych lub konferencyjno – bankietowych. Które z nich będą idealne na biznesowe spotkania, a które, będą w stanie pomieścić nawet kilkaset osób. Odpowiedni hotel dobry na organizacje konferencji w Szczyrku posiada nowoczesną i gustowną aranżację z odpowiednim nagłośnieniem, projektorami, tablicami multimedialnymi, ekranami i flipchartami. Standardem dzisiaj jest klimatyzacja i dostęp do bezprzewodowego internetu. Właśnie na te kryteria należy zwrócić szczególną, gdyż dzięki temu, organizacja konferencji będzie przebiegać jak najbardziej sprawnie.
Organizacja konferencji – o czym należy pamiętać?
Absolutnie żaden event czy konferencja nie może być przypadkowa, a szczegółowo zaplanowana strategia w znacznym stopniu wpłynie na sukces przedsięwzięcia, także ten wizerunkowy. Organizacja konferencji to proces, w trakcie którego, nie można sobie pozwolić na choćby najmniejsze błędy i potknięcia. Będzie to bowiem rzutować na odbiorze firmy lub marki. To, na co koniecznie należy zwrócić szczególną uwagę to:
- Lokalizacja hotelu – jest to jeden z kluczowych aspektów organizacji konferencji. Hotel musi być dobrze skomunikowany z infrastrukturą, tak aby bez problemu każdy mógł dotrzeć, czy to samochodem, czy autokarem. Bardzo ważny jest duży parking. Jedną z ciekawszych miejscowości, odpowiednią na zorganizowanie wydarzenia jest Szczyrk, w którym nie brakuje hoteli.
- Wyposażenie dali konferencyjnej – uczestnicy konferencji muszą czuć się komfortowo, dlatego sale powinny być klimatyzowane. Oprócz tego istotną rolę odgrywa sprzęt multimedialny i nagłośnienie.
- Menu konferencyjne – zazwyczaj po każdym bloku tematycznym następuje przerwa na kawę, ale jeśli konferencja trwa ponad 8 godzin organizator powinien zadbać o podanie gościom ciepłego posiłku. Hotelowe restauracje mają w swojej ofercie menu przygotowane specjalnie na konferencje.
- Nowe znajomości – bardzo często prelegenci i sami uczestnicy opuszczają salę tuż po zakończonej konferencji, a to nie daje szans na zawarcie nowych znajomości i zdobycie kontaktów biznesowych. Warto więc zostać nieco dłużej.
Podsumowanie
Organizacja konferencji jest wielkim wydarzeniem zarówno dla organizatorów, jak i uczestników. Dobrze zorganizowane spotkanie może być bardzo pomocne w pozyskaniu nowych kontaktów, zbudowania wizerunku, a także może pomóc w zdobyciu pracowników.
