W dzisiejszych czasach technologie informatyczne są niezbędne do zarządzania każdą firmą. Dotyczy to także branży hotelarskiej. Na rynku możemy znaleźć co najmniej kilkanaście ofert firm IT oferujących programy hotelowe. Różnią się one funkcjonalnością, ergonomią a także ceną. Dla niewielkiego hotelu mającego do dyspozycji jedynie kilkanaście pokoi oprogramowanie hotelowe będzie miało inne zadania niż dla hotelu większego.
Podstawowe funkcje jako powinien posiadać program do obsługi hotelu to grafik rezerwacji, możliwość dokonania rezerwacji grupowej i pojedynczej, bazę pokoi oraz bazę klientów. Rozwiązanie takie dedykowane jest dla niewielkich hoteli, o niższym standardzie usług. Moduły w oprogramowaniu mogą być rozszerzone o obsługę posiłków dla gości, obsługę innych usług wchodzących w skład oferty danego hotelu, takich jak siłownia czy basen. Dodatkowo, niektóre programy oferują także generowanie raportów.
Dobrym rozwiązaniem jest wybór programu oferującego nie tylko obsługę gości, ale kompleksowe zarządzanie naszym przedsiębiorstwem. Należą do tego takie funkcje jak moduły finansowo-księgowe, zarządzanie bezpieczeństwem, sprawy pracownicze. Najbardziej zaawansowane programy hotelowe integrują wprowadzane dane ze stroną www naszego hotelu oraz wyszukiwarkami internetowymi noclegów.
Ponieważ w hotelu przetwarzamy dane osobowe naszych klientów, niezbędne jest by taki program oferował jak najwyższe standardy w zakresie bezpieczeństwa danych. Za udostępnione dane przez klientów to my odpowiadamy.
Wybierając program należy najpierw określić jakie powyższe funkcje są nam potrzebne, następnie przeznaczyć na ten cel środki budżetowe. W ostatecznym wyborze wykonawcy oprogramowania hotelowego przydatne są informację zamieszczone na branżowych forach internetowych. Warto czasem zaufać temu co na taki temat pisze konkurencja. Można również skorzystać z darmowych wersji demonstracyjnych oferowanych przez dostawcę oprogramowania. W ten sposób możemy sami się przekonać o jego funkcjonalności.
