Oszczędzanie jest zawsze zyskiem. Z tego powodu każda firma szuka oszczędności w każdym ze swoich działań. Jedną z nowoczesnych sposobów ograniczenia wydatków firmie jest elektroniczny obieg dokumentów. Rozwiązanie takie pozwala na oszczędność, ale również na podniesienie efektywności firmy. Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów jest dość kłopotliwy.
Przede wszystkim nawet średnia firma już w ciągu kilku lat „dorabia się” sporego archiwum dokumentów, które musi przechowywać. Przeszukiwanie takiego zbioru jest również niewygodne – zwykle archiwum jest ułożone alfabetycznie, co utrudnia znalezienie pisma np. według daty powstania. Takie problemy znikają jeśli użyte zostanie oprogramowanie na zamówienie oferowane przez np. firmę www.baseline.pl, jakim jest elektroniczny obieg dokumentów. Pismo w formie elektronicznej, dokładnie opisane może być odnalezione w bazie według różnych kryteriów. Dostęp do każdego dokumentu w archiwum trwa więc kilka sekund.
Dokumenty mogą być również dostępne dla pracowników poza firmą – dzięki sieci internetowej – po podaniu odpowiedniego loginu i hasła. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala więc nie tylko na usprawnienie pracy w firmie, ale również pracowników np. w delegacji. Kolejną zaletą takiego systemu jest usprawnienie działania firmy poprzez lepszą kontrolę przepływu informacji. Zwierzchnicy mogą w łatwiejszy sposób kontrolować postępu w zadaniach zleconych podwładnym.
W przypadku elektronicznych wersji dokumentów często można spotkać się z zarzutem, że są one bardziej narażone na zniszczenie, np. poprzez okresowe odcięcie prądu, wirusy komputerowe lub mechaniczne uszkodzenie serwerów, na których przechowywane są pliki. Jednak dzięki nowoczesnym systemom wsparcia oraz tworzenia kopii zapasowych, dokumenty elektroniczne są w pełni zabezpieczone przed tego typu zdarzeniami. Warto więc zainwestować, aby dzięki nowoczesnym technologiom usprawnić działanie przedsiębiorstwa.
